Hogyan lehet automatikusan színezni az e-maileket tárgy alapján az Outlookban?

Hogyan lehet automatikusan színezni az e-maileket a tárgy alapján az Outlookban?

A színkategóriák segítségével gyorsan felismerheti és csoportosíthatja a kapcsolódó elemeket az Outlookban, így könnyen nyomon követheti őket és javíthatja a hatékonyságot. Ebben a cikkben arról fogunk beszélni, hogyan hozhat létre szabályt az Outlookban, amely automatikusan színkategóriákat rendel az e-mail üzenetekhez a tárgyuk alapján.

Az e-mail üzenetek automatikus színbesorolása tárgyuk alapján az Outlookban

Az Outlook programban válassza ki annak az e-mail fióknak a beérkezett üzenetek mappáját, amelyre alkalmazni szeretné az automatikus kategorizálás szabályát, majd válasszon ki egy üzenetet a mappából. Ezt követően kérjük, kövesse az alábbi lépéseket.

1. A Kezdőlap fülre kattintva Szabályok > Szabály létrehozása.

2. A felugró ablakban Szabály létrehozása párbeszédpanelen kattintson a gombra Speciális beállítások.

3. Ban,-ben Szabály varázsló kér Milyen feltételeket szeretne ellenőrizni, tegye a következőket:

In 1. lépés: Válassza ki a feltétel (ek) et, jelölje be a második lehetőséget (a kiválasztott üzenet tárgya) a tárgyban.
In 2. lépés: Szerkessze a szabály leírását, kattintson a kékkel aláhúzott szövegre a megnyitásához Keresés a szövegben párbeszédablak.
Az előugró ablakban Keresés a szövegben párbeszédpanelen adja meg azokat a kulcsszavakat vagy kifejezéseket a címben, amelyek alapján automatikusan színezni szeretné az e-maileket.
Kattints hozzáad.
Jegyzet: Ha egy e-mail üzenetet több kulcsszó vagy kifejezés alapján kell automatikusan színnel kategorizálnia, ismételje meg a iii. és iv. lépést. És kiválaszthatja a kulcsszavakat vagy kifejezéseket a Keresési lista mezőbe, majd kattintson eltávolít hogy eltávolítsa a nem kívántakat.
Kattints OK a Keresés a szövegben párbeszédpanel, amelyre visszatérhet Szabály varázsló.
Kattints Következő.

4. Ban,-ben Szabály varázsló kér Mit akarsz kezdeni az üzenettel, tegye a következőket:

In 1. lépés: Művelet (ek) kiválasztása, ellenőrizd a rendelje hozzá a kategória kategóriához opciót.
In 2. lépés: Szerkessze a szabály leírását, kattintson a kékkel aláhúzott kategóriára a megnyitásához Színkategóriák párbeszédablak.
Az előugró ablakban Színkategóriák párbeszédpanelen válasszon ki egy vagy több kategóriát, amelyet hozzá szeretne rendelni az e-mail üzenetekhez, amelyek címe tartalmazza az Ön által megadott szavakat vagy kifejezéseket. 3. lépés.
Kattints OK a Színkategóriák párbeszédpanel, amelyre visszatérhet Szabály varázsló.
Kattints Következő.

5. Ban,-ben Szabály varázsló kér Vannak-e kivételek, válassza ki a kivételeket 1 lépés ha vannak, és szerkessze a kivétel leírását 2 lépés. Ha végzett, kattintson Következő.

6. Ban,-ben Szabály varázsló a szabály beállításának befejezéséhez konfigurálja a következőket:

In 1 lépés, adja meg a szabály nevét a beviteli mezőben.
In 2 lépés, ellenőrizd a Futtassa ezt a szabályt most a „Beérkezett üzenetek mappában” lévő üzeneteken” opció, amellyel színkategóriákat rendelhet a beérkező levelek üzeneteihez, amelyek megfelelnek a megadott feltételeknek; Ellenőrizd a Kapcsolja be ezt a szabályt opcióval színkategóriákat rendelhet a bejövő e-mail üzenetekhez, amelyek megfelelnek a megadott feltételeknek.
In 3 lépés, megtekintheti a szabály megadott részleteit. Ha módosítania kell valamelyik feltételt, kattintson egy aláhúzott értékre a szerkesztéshez.
Ha elkészült, kattintson a gombra befejez.

7. Megjelenik egy párbeszédpanel, amely tájékoztatja Önt, hogy a szabály csak akkor működik, ha az Outlookban ellenőrzi az e-maileket. Kattintson OK.

8. A szabály sikeresen létrejött. Ha a jövőben ellenőriznie kell vagy szerkesztenie kell, kérjük, lépjen a címre Szabályok > Szabály létrehozása. És ne felejtse el kiválasztani a megfelelő mappát az alábbi képernyőképen látható módon.

Kapcsolódó cikkek

Hogyan rendelhetünk és szerkeszthetünk színkategóriákat az Outlook-elemekhez?

Ha színkategóriákat rendel bizonyos Outlook-elemekhez, például e-mail üzenetekhez, eseményekhez és névjegyekhez, akkor gyorsan felismerheti és csoportosíthatja a kapcsolódó elemeket az Outlookban, így könnyen nyomon követheti őket, és javíthatja a hatékonyságot. Ha valamelyik elem egynél több kategóriához kapcsolódik, csak rendeljen hozzá több színkategóriát. Ebben a cikkben bemutatjuk azokat a módszereket, amelyek segítségével színkategóriát rendelhet egy Outlook-elemhez, saját kategóriákat hozhat létre, megváltoztathatja egy meglévő színkategória színét vagy nevét, valamint más gyors módszereket mutat be kategóriák alkalmazására az Outlook-elemek kiemelésére.

Hogyan rendelhetek automatikusan színkategóriát az értekezletekhez, miután elfogadták őket az Outlookban?

A mindennapi munkája során több értekezlet-e-mailt is kaphat az Outlook programban. Előfordulhat, hogy egy meghatározott színkategóriát szeretne az értekezletekhez automatikusan hozzárendelni, amikor azokat elfogadják. Normális esetben manuálisan rendelheti hozzá őket, de ez nehézkes lesz egyenként beállítani őket. Ebben a cikkben arról fogok beszélni, hogyan lehet automatikusan megvalósítani az Outlookban.

Hogyan csoportosíthatjuk az e-mail üzeneteket meghatározott színkategóriák szerint az Outlookban?

Előfordul, hogy az e-mail üzeneteket meghatározott színkategóriákkal jelöli meg, majd ezeket az e-maileket könnyen vagy más célból szabályozhatja vagy megtudhatja. Amikor az e-mail üzenetek tömege tömörül egy levélmappában, nehéz egy pillanat alatt megtudni a megadott színkategóriákkal jelölt e-maileket. Valójában van néhány trükk az e-mail üzenetek meghatározott színkategóriák szerinti gyors csoportosításához a Microsoft Outlook alkalmazásban.

Hogyan lehet az összes színkategóriát alapértelmezés szerint összecsukni vagy kibővíteni az Outlookban?

Tegyük fel, hogy színkategóriákat rendelt az e-mail üzenetekhez az Outlook programban, és az összes üzenetet különböző kategóriák alapján csoportosította. Azonban minden alkalommal, amikor kibontotta vagy összecsukta a mappát az Outlook alkalmazásban, majd létezik, és visszatér a mappába, előfordulhat, hogy a kategória visszaáll az eredeti nézetbe. Ebben az oktatóanyagban az Outlook összecsukásának vagy a színkategóriák bővítésének módjáról fogunk beszélni. Kérjük, olvassa el, hogy megtudja, hogyan.