Nyisd meg az e-mail jövőjét: Növelje az Outlook hatékonyságát a Kutools AI segítségével

A digitális kommunikáció felgyorsult világában a hatékonyság kulcsfontosságú, az e-mailek hatékony kezelése pedig jelentős időt és erőfeszítést takaríthat meg. Enter Kutools AI Az Outlook számára egy hatékony eszköz, amely az e-mailezési élményt fokozza azáltal, hogy olyan intelligens készségeket vezet be, amelyek leegyszerűsítik a munkafolyamatot. Legyen szó e-mail-tervezetekről, tartalom fordításáról vagy üzenetekre válaszolásról, Kutools AI számos lehetőséget kínál, amelyek megváltoztathatják az e-mailekkel való interakciót. Ebben az oktatóanyagban megtudhatja Kutools AI az Outlook számára, miért kötelező eszköz, hogyan kell beállítani, és hogyan integrálhatja a napi levelezési rutinjába a maximális termelékenység érdekében.

• Példák a Kutools AI használatára bejövő e-mailek:
  • E-mail összefoglaló
  • Gyors válasz
• Példák a Kutools AI használatára kimenő e-mailek:
  • E-mail írás
  • Írás folytatása

• Egyedi és adjon hozzá készségeket a személyre szabott használathoz
• A válaszokat személyre szabhatja az e-mail előzményekből származó információkkal
• Kézi/Automatikus üzemmódok vezérlése és a megjelenítési beállítások testreszabása

• Gyors vezérlés és hozzáférés a Kutools AI panelen
• A generált tartalom kezelése egy készségmezőben
• A Kutools AI használatának legjobb gyakorlatai

Mi az a Kutools AI for Outlook?

Kutools AI Az Outlook egy speciális szolgáltatás, amelyet a ExtendOffice, zökkenőmentesen integrálja az AI technológiát a vezető modellektől, mint például OpenAI és a GoogleAI napi e-mail rutinjába. Egy átfogó csomag részeként 100 felett eszközök a Kutools for Outlookban, átalakítja az e-mailek kezelésének és interakciójának módját. Intuitív kezelőfelületével Kutools AI hatékony lehetőségeket biztosít az e-mailek olvasása és írása terén egyaránt.

Olvasópanel készségei (a kapott e-mailek elemzéséhez és megválaszolásához)

• Összegzésként: Szerezzen tömör összefoglalókat, hogy gyorsan megértse a hosszadalmas e-mailek főbb pontjait.
• Válasz: Használja az AI-t az e-mailekre adott hatékony és részletes válaszokhoz. (Támogatja az elküldött e-mailek felhasználását a releváns információkért.)
• Gyors válasz: Különféle válaszlehetőségeket mutat be, és választ generál a választott irány alapján. (Támogatja az elküldött e-mailek felhasználását a releváns információkért.)
• Köszönöm Válasz: Hozzon létre egy tömör köszönőlevelet, amely segít gyorsan kifejezni háláját.
• fordít: A bejövő e-maileket azonnal lefordítja a kívánt nyelvre, biztosítva a zökkenőmentes kommunikációt.
• Elemez: Elemezze az e-mail tartalmának érzelmi hajlamát, hogy segítsen megállapítani, hogy a hangulat pozitív, negatív vagy semleges-e.
• kivonat: Strukturált információk, például nevek, helyek, dátumok és összegek kinyerése az e-mailből, hogy gyorsan megértse a tartalom legfontosabb adatait.
• Egyedi készségek : Hozzon létre saját készségeket a szerepparancsok, parancssorok testreszabásával és további lehetőségek hozzáadásával, hogy megfeleljen egyedi e-mail-kezelési igényeinek.

Íráspanel készségek (kimenő e-mailek összeállításához és finomításához)

• Összeállít: Használjon mesterséges intelligencia-segítséget az e-mailek szövegezési folyamatának felgyorsításához testreszabott javaslatokkal.
• lengyel: Automatikusan javítja e-mail piszkozatait a nyelvtan, a hangnem és a stílus szempontjából, így biztosítva a professzionális befejezést.
• Írás folytatása: Engedje meg, hogy a mesterséges intelligencia kontextus alapú javaslatokat és kiegészítéseket nyújtson a piszkozatok írásának folytatásához.
• fordít: Könnyen lefordíthatja e-mail-piszkozatait más nyelvekre, és felkészítheti őket a globális közönség számára.
• Jelölje be: Ellenőrizze és javítsa ki az e-mailben található helyesírási és nyelvtani hibákat a nyelvi pontosság biztosítása érdekében.
• Bontsa: Bővítse ki az e-mail legfontosabb információit, és adjon meg részletes magyarázatot az átfogóbb tartalom érdekében.
• javasol: Logikai elemzéssel vagy tartalom-ellenőrzéssel adjon javaslatokat logikai fejlesztésekre vagy érzékeny tartalomra.
• Egyedi készségek : Hozzon létre saját készségeket a szerepparancsok, parancssorok testreszabásával és további lehetőségek hozzáadásával, hogy megfeleljen egyedi e-mail-kezelési igényeinek.

Miért válassza a Kutools AI-t az Outlook számára?

A mai rohanó digitális világban kulcsfontosságú a hatékony kommunikáció. Kutools AI a legmodernebb mesterséges intelligencia technológiát használja annak biztosítására, hogy e-mailjeit ne csak olvassák, hanem érezzék, megértsék és értékeljék. Ez az e-mail játék felemelése, és minden interakció értelmesebbé és hatásosabbá tétele. Akár napi e-mailek özönét kezeli, akár erre az egyetlen kritikus üzenetre összpontosít, Kutools AI az Ön stratégiai partnere, amely biztosítja, hogy a kommunikációs játékban előrébb maradjon. Íme néhány a legfontosabb előnyei hogy Kutools AI kínálja:

⏰ Időtakarékos automatizálás: Automatizálja a rutin e-mail feladatokat, például az e-mailek összefoglalását és a gyors válaszadást, így időt szabadít fel fontosabb feladatokra, és növeli az általános termelékenységet.

🌐 Sokoldalú AI integráció: Kutools AI támogatja a mesterséges intelligencia platformok széles skáláját, beleértve az OpenAI-t, a GoogleAI-t, a ZhipuAI-t, a DashScopeAI-t, a BaiduAI-t és a SenseNovaAI-t, így rugalmasan választhatja ki a legjobb AI-modellt a pontos és hatékony e-mail-kezeléshez.

🖥️ Felhasználóbarát felület: Intuitív és könnyen navigálható kezelőfelülettel rendelkezik, amely minden technológiai szinten egyszerűvé teszi az e-mailek kezelésének és kommunikációjának javítását.

🌓 Kettős üzemmódú funkciók: Kutools AI ajánlatok Kézi üzemmód és a Automatikus üzemmód. Automatikus módban az olyan feladatok, mint az e-mail-összefoglalók és a gyors válaszok, automatikusan generálódnak. A módok közötti váltás egyetlen kattintással zökkenőmentes, így az eszközt a munkafolyamatnak megfelelően testreszabhatja.

???? Egyedi készségek: Szabó Kutools AI egyedi e-mail-kezelési igényeihez saját készségeinek kialakításával. Testreszabhatja a szerepkör-promptokat, parancssorokat és további beállításokat, hogy az AI pontosan úgy működjön, ahogyan Ön szeretné, maximális rugalmasságot és hatékonyságot biztosítva az e-mailek kezelésében.

???? E-mail történelem tanulás: A válaszok generálásakor Kutools AI az Ön korábbi e-mail-interakcióit használja (miután hozzáadta az előzményekkel kapcsolatos e-maileket), hogy környezettudatos válaszokat adjon, és a korábbi megbeszélések alapján pontos válaszokat adjon. Idővel a válaszok pontosabbá válnak, és az Ön kommunikációs stílusához igazodnak a személyre szabott interakciók érdekében.

🌍 Nyelvi fordítási lehetőségek: Lebontja a nyelvi korlátokat a pontos fordítások kifinomult modelljeivel, könnyedvé téve a globális kommunikációt.

🇧🇷 Zökkenőmentes integráció az Outlook programmal: Kizárólag az Outlookhoz készült, és javítja az e-mail élményt az ismerős környezetben, intuitív és hatékony munkafolyamatot biztosítva.

✏️ Fokozott átláthatóság és professzionalizmus: Fejlett nyelvi modelleket használ az e-mailek optimalizálására, garantálva minden elküldött üzenet tisztaságát és professzionalizmusát.

🔐 Továbbfejlesztett adatvédelem és biztonság: A legújabb titkosítási és biztonsági protokollokat használja az e-mail adatok védelmének biztosítására, így Ön nyugodt kommunikációt biztosít.

Hogyan állítsuk be a Kutools AI-t az Outlookhoz a fokozott e-mail hatékonyság érdekében?

Az e-mail-élmény átalakítása a Kutools AI csak néhány lépésre van. Itt bemutatjuk a beállítási útmutatót lépésről lépésre Kutools AI az Outlookban.

1. lépés: Telepítse a Kutools AI-t

Navigáljon a letöltés oldal letölteni és telepíteni Kutools az Outlook számára hogy Kutools AI.

2. lépés: Aktiválja a Kutools AI-t

1. Telepítés után Kutools az Outlook számára, Menjen a Kutools lapot, és kattintson a gombra AI.

2. A Kutools AI útmutató párbeszédablak jelenik meg. Bemutatja azokat a készségeket, amelyek Kutools AI ajánlatokat. Kattintson a Következő gombot a folytatáshoz.

3. A Használati feltételek meg fog jelenni. Kattintson Következő.

4. Most már aktiválhatja Kutools AI egy kiválasztással AI szolgáltató és beírjuk a megfelelőt API kulcsot. Ha elkészült, kattintson OK.

Kattintás után OK, a Kutools AI ablaktábla jelenik meg az Outlook ablak jobb oldalán, az alábbiak szerint. Folytassa az olvasást a használatára vonatkozó példákért!

Használja a Kutools AI-t a munkafolyamatban példákkal

E-mail összefoglaló: A legfontosabb pontok kiemelése a hosszú üzenetekből

Most nyitotta meg a beérkezett üzeneteket, és talált egy hosszú e-mailt egy ügyféltől, amely különféle projektfrissítéseket és kéréseket tartalmaz. Ahelyett, hogy átgázolna a sűrű szövegen, támaszkodhat Kutools AI's Összegzésként készség. Az e-mail megnyitásakor a mesterséges intelligencia gyorsan tömör összefoglalót készít, kiemelve a legfontosabb információkat. Ez lehetővé teszi a főbb pontok gyors megértését és a következő lépések rangsorolását, így értékes időt takaríthat meg, és nem marad le egyetlen fontos részletről sem.

1. A Kutools AI ablakban, győződjön meg arról, hogy a Olvasópanel.
2. Válassza ki az összefoglalni kívánt e-mailt.

A Összegzésként doboz automatikusan létrehozza az e-mail főbb pontjainak tömör összefoglalását, az alábbiak szerint:

Gyors válasz: Azonnali, környezettudatos válaszok generálása

Ahelyett, hogy azzal töltené az időt, hogy a semmiből válaszoljon, Kutools AI's Gyors válasz A készség segít elemezni az e-mail kontextusát, és számos válaszalapot javasol a részletes válaszhoz.

1. A Kutools AI ablakban, győződjön meg arról, hogy a Olvasópanel.
2. Válassza ki azt az e-mailt, amelyre válaszolni szeretne. A Gyors válasz A skill automatikusan generál több választ az alábbiak szerint.

   

   tippek:

   • Ha szöveget választ ki egy e-mailben, az válaszol a kiválasztott tartalomra. Ellenkező esetben a teljes e-mailre válaszol.
   • Ha egyik válaszalap sem megfelelő, kattintson a "Nem megfelelő?" linket, és adja meg a kívánt alapot.

3. Válassza ki az egyik válaszalapot a válasz generálásához.

4. Kattintson az Válasz gomb. A válasz bekerül az e-mail piszkozatába, és készen áll az áttekintésre, szerkesztésre és elküldésre.

   

E-mail írás: Kezdő üzenetek készítése mesterséges intelligencia irányításával

Ha egy találkozó után fel kell keresnie egy ügyfelet, de nem tudja, hogyan kezdje el, Kutools AI's Összeállít készség lép fel, és kontextus alapú javaslatokat kínál az üzenet megalkotásához. Ha egyszer megadod Kutools AI kulcsfontosságú pontokkal, az Ön igényeihez szabott kifejezéseket és szerkezeteket javasol, amelyek lehetővé teszik, hogy gyorsan professzionális és világos e-mailt készítsen.

1. A Kutools AI ablakban, győződjön meg arról, hogy a Írópanel.
2. A Összeállít mezőbe írja be a kulcspontokat, és kattintson a gombra Generálása gombot.
3. Kattints betétlap a generált piszkozat hozzáadásához az e-mail törzséhez.

E-mail írásának folytatása: Folytassa onnan, ahol abbahagyta

Elkezdett írni egy részletes e-mailt, de félúton megzavarták, és befejezetlenül kellett hagynia. Amikor visszatérsz, Kutools AI's Írás folytatása készség készen áll, hogy segítsen ott folytatni, ahol abbahagyta. Az AI áttekinti a hiányos vázlat kontextusát, és javaslatokat tesz az üzenet folytatására és kiegészítésére.

A Continue Writing készség így működik: Amikor választ kezdeményez egy e-mailre a Beérkezett üzenetek mappában, a Olvasópanel automatikusan átvált a Írópanel. Ahogy elkezdi megfogalmazni a válaszát, a Írás folytatása A skill automatikusan folytatja a piszkozatot. A tartalom létrehozása után kattintson a gombra betétlap gombot, hogy gyorsan beillessze a piszkozatba.

Alakítsa át a Kutools AI-t személyes asszisztensévé

A készségek hozzáadásával és személyre szabásával egészen annak lehetővé tételéig, hogy a mesterséges intelligencia tanuljon az Ön e-mail előzményeiből, optimalizálhat Kutools AI hogy személyi asszisztensévé váljon. Ezekkel a funkciókkal pontosabb, környezettudatosabb válaszokat kaphat, és lehetősége van az AI képességeinek finomhangolására az Ön egyedi igényei szerint.

• Egyéni és hozzáadott készségek a személyre szabott használatra
• A válaszok személyre szabása az e-mail előzményekből származó betekintésekkel
• Kézi/Automatikus üzemmódok vezérlése és a megjelenítési beállítások testreszabása

Egyéni és hozzáadott készségek a személyre szabott használatra

Alján a Kutools AI ablaktábla, van egy Könyvtárkezelési készség gombot, amely megnyitja a Könyvtárkezelési készség párbeszédpanel, amikor rákattint.

A Könyvtárkezelési készség párbeszédpanelen konfigurálhatja mind a készségeket Olvasópanel és a Írópanel:

1. választ Olvasópanel or Írópanel hogy kezelje az adott panel készségeit.
2. Jelölje be a jelölőnégyzetet egy képesség mellett, hogy aktiválja, és megjelenítse a Kutools AI ablaktáblát. Törölje a jelölőnégyzet jelölését a képesség letiltásához és elrejtéséhez a panelen.
3. Válasszon egy készséget a beállítások testreszabásához, beleértve:
   • Szerepkérő: Arra utasítja az AI-t, hogy egy adott viselkedést és stílust alkalmazzon.
   • Parancssor: Egy adott feladat elvégzésére utasítja az AI-t.
   • További lehetőségek: Lehetővé teszi a további testreszabást, további beállítások hozzáadásának lehetőségével a Opciók hozzáadása gombot.
4. Adjon hozzá új készségeket a ikonra kattintva Add Skill gombot, hogy egyedi igényei szerint hozzon létre egyet.

A válaszok személyre szabása az e-mail előzményekből származó betekintésekkel

Válasz készségek Kutools AI támogatja a történelmi e-mail beszélgetésekből való tanulást. A múltbeli e-mailek adatait tároló helyi adatbázis létrehozásával az AI elemezni tudja a korábbi kommunikációt, javítva a válaszok pontosságát és kontextusbeli relevanciáját a pontosabb, kontextustudatos válaszok érdekében.

Tudod manuálisan adja hozzá a korábbi e-maileket az Email Learninghez. Vagy engedélyezze az automatikus hozzáadás funkciót így az e-mailek elküldés után azonnal hozzáadódnak az Email Learning szolgáltatáshoz, segítve az Al rendszert a tanulásban és az alkalmazkodásban.

Kézi hozzáadása

1. Kattintson a E-mail tanulás gombot a Válasz or Gyors válasz doboz a Kutools AI ablaktábla.

2. Kattintson a Kézi hozzáadása gombot.

3. A felugró ablakban Kézi hozzáadása párbeszédpanelen válassza ki a tanulni kívánt e-maileket, majd kattintson OK.

• Kiválaszt egy fiók összes e-mailje, jelölje be a fiók előtti jelölőnégyzetet.
• Kiválaszt e-maileket egyenként, jelölje be a jelölőnégyzetet egy e-mail előtt.
• Kiválaszt az elmúlt egy hónap e-mailjeitKattintson az E-mailek az elmúlt hónapból link.
• Kiválaszt az elmúlt egy év e-mailjeitKattintson az E-mailek az elmúlt évből link.

4. Megjelenik egy párbeszédpanel, amely emlékezteti a megtanulandó e-mailek számára. Kattintson Igen.

5. Egy másik párbeszédpanel jelenik meg, amely emlékezteti a sikeresen megtanult e-mailek számára. Kattintson OK.

Automatikus hozzáadása

Kattintson az E-mail tanulás gombot a Válasz or Gyors válasz doboz a Kutools AI ablaktáblát, majd tegye a következőket.

1. Ellenőrizd a Automatikus hozzáadása jelölőnégyzetet.
2. Válassza ki az e-mail fiókokat az egyes címek melletti jelölőnégyzetek bejelölésével, így a tőlük küldött e-mailek automatikusan hozzáadódnak az Email Learning programhoz.
3. Kattintson az Megtakarítás gombot.

Kézi/Automatikus üzemmódok vezérlése és a megjelenítési beállítások testreszabása

Kutools AI lehetővé teszi működésének és vizuális felületének testreszabását egyéni preferenciáinak és munkafolyamatainak megfelelően:

• Néhány készség kezdetben be van állítva Automatikus üzemmód, míg mások ebben működnek Kézi üzemmód. A kézi és az automatikus mód közötti váltáshoz egy adott készséghez egyszerűen kattintson a ikonra kapcsoló gombot a készségmező jobb felső sarkában.
  

  Itt van a különbség az automatizálási készségek között Olvasópanel és a Írópanel:

  • Olvasópanel: Készségek beállítva Automatikus üzemmód automatikusan fut minden alkalommal, amikor új e-mailre váltanak.
  • Írópanel: Készségek benne Automatikus üzemmód automatikusan lefut, ha a piszkozatban lévő kijelölés módosul, kivéve a "Írás folytatása" képességet, amely csak akkor fut, ha maga a tartalom megváltozik.
  Tipp:

  Miután egy készségre váltott Kézi üzemmódKattintson az Generálása gombot az eredmények eléréséhez. Ha szöveget választ ki egy e-mailben, a készség csak a kiválasztott tartalmat dolgozza fel; ellenkező esetben a teljes e-mailt feldolgozza. In Automatikus üzemmód, a skillek a teljes e-mailt feldolgozzák, miután kiválasztotta. Ha az e-mailnek csak egy részét szeretné feldolgozni, jelölje ki a kívánt részt, majd kattintson a gombra Regenerátum ikont a bal alsó sarokban.

• Bármelyik kiválasztásával személyre szabhatja a kijelzőt Egyoldalas nézet hogy minden készség a Kutools AI ablakot egyszerre, ill Lapos nézet hogy a készségeket külön lapokra rendezze.
  

Tippek a Kutools AI hatékonyságának maximalizálásához

Íme néhány tipp és trükk a használatához Kutools AI az Outlookban:

Amit gyorsan vezérelhet és elérhet a Kutools AI panelen

A közötti váltáshoz Olvasópanel és a Írópanel, kapcsolja a Olvasó/író panel gombot. A váltáshoz Egyoldalas nézet és a Lapos nézet, kapcsolja a Egyoldalas/fülekkel ellátott nézet gombot. A különböző mesterséges intelligencia-szolgáltatók és modellek közötti egyszerű váltáshoz a Kutools AI panelen kattintson a AI modell használt legördülő menüből, és válassza ki a kívánt lehetőséget a listából. Egy adott készséghez tartozó kézi és automatikus mód közötti váltáshoz egyszerűen kattintson a ikonra kapcsoló gombot abban a képességmezőben. Ha szükséges, kattintson a Tartalom bővítése gombot az eredmény teljes tartalmának megtekintéséhez. A készség által használt nyelv alapértelmezés szerint megegyezik az Outlook beállításaival. A lehetőséget választva módosíthatja Nyelv legördülő listában a képességmezőben. Bővítésével a További lehetőségek legördülő menüben kiválaszthat egy lehetőséget, amely irányítja az AI-t a konkrétabb eredmények létrehozásában. Előfordulhat, hogy az AI által generált tartalom helytelen, kérjük, fontolja meg a fontos információk ellenőrzését.

Mit tehet a generált tartalommal a Skill Boxban