A mai digitális korban bármikor és bárhol elérhetjük e-mailjeinket. Azonban annak ellenére, hogy mindig online vagyunk, előfordulhat, hogy nem tudunk azonnal válaszolni a beérkező üzenetekre, például ünnepnapokon vagy amikor távol vagyunk az irodától. Itt válik felbecsülhetetlen értékűvé a házon kívüli automatikus válasz funkció, amely tudatja az e-mail küldőkkel, hogy válaszaink késni fognak. Függetlenül attól, hogy bekapcsolt Outlookot használ Windows, háló, Mac, vagy akár iOS és Android eszközök, ez az útmutató segít mélyrehatóan beállítani az irodán kívüli automatikus válaszok beállítását ezeken a platformokon. Kezdjük el.

• Állítsa be az irodán kívüli válaszokat a Windows Outlookban
  • Automatikus válaszok használata (Exchange-fiókokhoz)
  • A Kutools for Outlook egyszerű használata (minden e-mail fiókhoz, egyszerű és rugalmas)
  • Szabályok használata (minden e-mail fiókhoz, összetett)
• Állítsa be az irodán kívüli válaszokat a Mac Outlookban
• Állítsa be az irodán kívüli válaszokat a Webes Outlookban
• Állítsa be a házon kívüli válaszokat az iOS és Android rendszeren futó Outlook alkalmazásban

videó

Állítsa be az irodán kívüli válaszokat a Windows Outlookban

Ez a szakasz három olyan módszert mutat be, amelyek segítenek beállítani az irodán kívüli válaszokat Exchange-fiókokhoz és minden e-mail fiókhoz Windows rendszeren.

Állítsa be az irodán kívüli válaszokat az Automatikus válaszok funkcióval

Ha Exchange-fiókot használ az Outlookban, a beépített Automatikus válaszok funkció segítségével beállíthatja az irodán kívüli válaszokat az Outlookban. Kérjük, tegye a következőket.

1. lépés: Nyissa meg az Automatikus válaszok ablakot

Az Outlook programban nyissa meg a filé lapon válassza ki azt a cserefiókot, amelyhez engedélyeznie kell az automatikus választ a fiók legördülő listából, majd kattintson Automatikus válaszok. Lásd a képernyőképet:

2. lépés: Engedélyezze az automatikus válaszokat és konfigurálja a beállításokat

A megnyitón Automatikus válaszok ablakban a következőképpen kell eljárnia.

1. Válassza ki a Automatikus válaszok küldése opciót, hogy engedélyezze ezt a funkciót.
2. Ha csak egy meghatározott időtartamon belül szeretné elküldeni az automatikus válaszokat, ellenőrizze a Csak ezt az időtartományt küldje el jelölőnégyzetet, és adja meg a kívánt kezdési és befejezési időpontokat.
   típus: Ha nem ad meg időtartamot, az automatikus válasz addig marad bekapcsolva, amíg ki nem kapcsolja a Ne küldjön automatikus válaszokat lehetőséget.
3. Ha csak a szervezeten belüli feladóknak szeretne automatikus válaszokat küldeni, maradjon a A szervezetemen belül Tab.
4. Írja be az automatikus válaszüzenetet a szövegmezőbe.
5. Kattintson az OK gombot a beállítások mentéséhez. Lásd a képernyőképet:
   

Eredmény

Ha a 3. lépésben beállít egy időszakot az automatikus válaszokhoz, az automatikus válasz a megadott időpontban aktiválódik, és az Outlook szalag alatt egy sárga információs sáv jelenik meg. Ha nincs megadva időtartam, az automatikus válasz azonnal aktiválódik.

Elmehetsz a Elküldött elemek mappába az automatikus válasz e-mailek megtekintéséhez (az e-mailek előtagja ""Automatikus válasz:").

A Kutools for Outlook segítségével egyszerűen beállíthat házon kívüli válaszokat

Tekintettel a fenti módszer korlátaira, itt szeretném figyelmedbe ajánlani a Autómatikus válasz jellemzője Kutools az Outlook számára, amely segít az irodán kívüli válaszok egyszerű beállításában az Outlookban, az e-mail fiók típusától függetlenül. Után a Kutools for Outlook letöltése és telepítése, a következőket kell tennie:

1. lépés: Konfigurálja az automatikus válasz beállításait

választ Kutools > Válasz > Automatikus válaszkezelő megnyitni Autómatikus válasz párbeszédpanelen, majd a következőket kell tennie:

1. Ellenőrizze azokat az e-mail fiókokat, amelyekben engedélyezni szeretné az automatikus választ:
   A Ellenőrizze a számlákat szakasz felsorolja az Outlook összes e-mail fiókját. Válassza ki azokat a fiókokat, amelyekben engedélyezni szeretné az automatikus választ.
2. Módosítsa az automatikus válasz e-mailek tárgy előtagját:
   Az alapértelmezett szöveg a Tárgy előtag szövegdoboz: "Automatikus válasz”. Ez lesz az automatikus válasz e-mail tárgyainak előtagja. Ezt az alapértelmezett szöveget szükség szerint lecserélheti.
3. Írja be az automatikus válasz tartalmát:
   A párbeszédpanelen egy alapértelmezett sablon található, amelyet szükség szerint módosíthat.
4. Mentse el a változtatásokat: Kattints a OK gombot.
   

2. lépés: Engedélyezze az Automatikus válasz funkciót

A Kutools az Outlook számára párbeszédpanel jelenik meg, amely megkérdezi, hogy azonnal aktiválni kívánja-e a funkciót. Kattints a Igen gombot a funkció engedélyezéséhez.

Eredmény

Mostantól az ellenőrzött fiókokba érkező e-mailek automatikus válaszokat indítanak el.

Állítsa be az irodán kívüli válaszokat az Outlook-szabályok létrehozásával

Létrehozhat Outlook-szabályokat is az irodán kívüli válaszok beállításához az összes e-mail fiókhoz. Ennek a módszernek a végrehajtásához azonban több lépésre van szükség. Ha szüksége van rá, kövesse az alábbi lépéseket.

1. lépés: Hozzon létre egy automatikus válaszsablont

1. Az Outlookban hozzon létre egy új e-mailt a gombra kattintva új Email alatt a Kezdőlap Tab.
   
2. A Üzenet ablakban adja meg a sablon tárgyát és az üzenet törzsét.
   
3. Kattints filé > Mentés másként.
   
4. A megnyitón Mentés másként párbeszédpanelen, nevezze el a sablont (alapértelmezés szerint az e-mail tárgya lesz a sablon neve), válassza ki Outlook sablon tól Mentés típus legördülő listára, majd kattintson a gombra Megtakarítás gombot.
   Ezt az egyéni sablont a rendszer az alapértelmezett személyes sablonok helyére menti.
   
5. A sablon mentése után zárja be az e-mailt mentés nélkül.

2. lépés: Nyissa meg a Szabályok és figyelmeztetések ablakot

Alatt Kezdőlap fülre kattintva Szabályok > Szabályok és figyelmeztetések kezelése megnyitni Szabályok és riasztások ablak.

3. lépés: Hozzon létre egy automatikus válaszszabályt az irodán kívül

A Szabályok és riasztások ablakban, kérjük, tegye a következőket az irodán kívüli automatikus válasz szabály létrehozásához.

1. Alatt E-mail szabályok lapon adja meg azt az e-mail fiókot, amelyre alkalmazni szeretné az automatikus válasz szabályt, majd kattintson a gombra Új szabály gombot.
   típus: Ha a Alkalmazza a módosításokat erre a mappára legördülő lista nem jelenik meg a Szabályok és riasztások Az Outlook ablakában a létrehozott szabályok minden e-mail fiókra vonatkozni fognak.
   
2. Az első Szabály varázslóválassza Alkalmazz szabályt a fogadott üzenetekre a Indítson el egy üres szabályt szakaszra, majd kattintson a gombra Következő gombot.
   
3. A második Szabály varázsló, ha minden kapott e-mailre automatikusan válaszolni szeretne, kattintson a Következő gombot a feltételek ellenőrzése nélkül. A felugró ablakban Microsoft Outlook párbeszédpanelen kattintson a Igen gombot.
   típus: Ha csak bizonyos e-mailekre szeretne automatikusan válaszolni, adja meg a szükséges feltételeket.
   
4. A harmadik Szabály varázsló, jelölje be a választ egy adott sablon jelölőnégyzetével a 1 lépés mezőbe, majd kattintson az aláhúzott szövegre a 2 lépés doboz.
   
5. A Válaszsablon kiválasztása párbeszédpanelen válassza a Felhasználói sablonok fájlrendszerben lehetőséget a Keresés helye legördülő listából, válassza ki az 1. lépésben létrehozott sablont, majd kattintson a Megnyitás gombra.
   
6. Amikor visszatér a harmadik Szabályvarázslóhoz, kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.
   
7. A negyedik Szabályvarázslóban szükség esetén adjon meg kivételeket a szabályhoz. Itt kattintok a Tovább gombra anélkül, hogy ellenőrizném a kivételeket.
   
8. Az utolsó Szabályvarázsló 1. lépésében adjon nevet ennek a szabálynak, hagyja bejelölve a Szabály bekapcsolása négyzetet a 2. lépésben, majd kattintson a Befejezés gombra.
   
9. Ekkor megjelenik egy Microsoft Outlook prompt ablak, amely emlékezteti, hogy a szabály csak akkor fut le, ha az Outlook fut. Kattintson az OK gombra.
   
10. Ezután visszatér a Szabályok és figyelmeztetések ablakba, az ablakban láthatja a létrehozott szabályt, kattintson az OK gombra a szabály mentéséhez.
    

Eredmény

Most létrehozott egy automatikus válasz szabályt. Mostantól a megadott fiókba vagy az összes fiókba érkező e-mailek aktiválják ezt az automatikus válaszszabályt, és az e-mailt küldő személy automatikus válasz e-mailt kap.

Állítsa be az irodán kívüli válaszokat a Mac Outlookban

Ha be szeretné állítani az automatikus választ az Outlook for Mac alkalmazásban, az ebben a szakaszban ismertetett módszer segíthet. Kérjük, tegye a következőket.

1. lépés: Az „Irodán kívül” funkció elérése

Indítsa el az Outlook alkalmazást Mac rendszeren, nyissa meg azt az e-mail fiókot, amelyhez engedélyezni szeretné a Házon kívül funkciót, majd lépjen a Eszközök Lapot és válassza ki Irodán kívül.

2. lépés: Az Automatikus válaszok beállításainak konfigurálása

A Automatikus válasz beállításai párbeszédpanelen a következő beállításokat kell elvégeznie.

1. Ellenőrizd a Automatikus válaszok küldése a fiókhoz „(az Ön fiókja)” jelölőnégyzetet.
2. A Minden feladónak egyszer válaszoljon a következővel: szövegmezőbe írja be az automatikus válaszüzenet törzsét.
3. Nem kötelező:
   • Állítsa be az automatikus válasz kezdő és befejező dátumát: Ellenőrizd a Csak ebben az időszakban küldjön válaszokat jelölje be a jelölőnégyzetet, és adja meg a kezdő és befejező dátumot és időpontot. A befejezés dátuma és időpontja után a házon kívüli válaszok automatikusan kikapcsolódnak.
   • Válaszoljon a szervezetén kívüli személyeknek: Ha szükséges, ellenőrizze a Válaszokat küldhet a szervezetemen kívüli feladóknak is jelölőnégyzetet. Válasszon bármelyiket Csak a névjegyzékemben szereplő feladóknak or Küldje el az összes külső feladónak majd írja be az automatikus válaszüzenet törzsét.
4. Kattints OK a beállítások mentéséhez és az Automatikus válaszok funkció alkalmazásához.
   

Eredmény

Az Outlook for Mac egyes e-mail fiókjaiban engedélyezve vannak az automatikus válaszok. Mostantól az ebbe a fiókba érkező e-mailek automatikus válaszokat indítanak el.

Állítsa be az irodán kívüli válaszokat a Webes Outlookban

Ha az Internetes Outlookot használja, és szeretne irodán kívüli válaszokat beállítani, az ebben a szakaszban ismertetett módszer jót tehet Önnek. Kérjük, kövesse az alábbi lépéseket.

1. lépés: Nyissa meg az „Automatikus válaszok” funkciót

1. Az oldal jobb felső sarkában kattintson a beállítások gomb
   
2. A megnyitón beállítások ablak, válassza ki Automatikus válaszok a Levél szakasz.
   

2. lépés: Konfigurálja az „Automatikus válaszok” beállításait

1. Kattintson az Kapcsolja be az automatikus válaszokat kapcsolja be a Automatikus válaszok funkciót.
2. Ellenőrizd a A válaszokat csak egy adott időszak alatt küldje el jelölje be a jelölőnégyzetet, és adja meg az automatikus válaszok kezdő és befejező dátumát és időpontját. Ha nincs rá szüksége, figyelmen kívül hagyhatja ezt a beállítást.
3. A szövegszerkesztő mezőbe írja be az automatikus válaszüzenet törzsét.
4. Kattintson az Megtakarítás gomb. Lásd a képernyőképet:
   

Eredmény

Most már engedélyezte az automatikus válaszokat a webes Outlookban. Mostantól az ebbe a fiókba érkező e-mailek automatikus válaszokat indítanak el.

Állítsa be a házon kívüli válaszokat az iOS és Android rendszeren futó Outlook alkalmazásban

Sok Outlook-felhasználó ismeri az automatikus válaszok beállítását asztali számítógépén, de keveset tudnak a mobilprogramról. A cikk utolsó részében végigvezetem, hogyan állíthat be automatikus válaszokat iOS- vagy Android-eszközeiről, biztosítva ezzel, hogy bárhol is tartózkodjon, tiszta kommunikációt tartson fenn. Kövesse az alábbi lépéseket.

1. lépés: Indítsa el az Outlookot iOS- vagy Android-eszközén

2. lépés: Nyissa meg az „Automatikus válaszok” funkciót

1. Az oldal bal felső sarkában kattintson a Kezdőlap gomb
   
2. Ezután kattintson a beállítások gombot.
   
3. A beállítások párbeszédpanel és a Levelezési fiókok szakaszban válassza ki azt az e-mail fiókot, amelyben engedélyezni szeretné az automatikus válaszokat. Ebben az esetben egy csere fiók.
   
4. A csere oldalon (ha az előző lépésben másik fiókot választott, ennek a párbeszédpanelnek a címe a másik fiók domainjét jeleníti meg), láthatja, hogy a Automatikus válaszok funkció ki van kapcsolva. Kérjük, kattintson rá.
   

3. lépés: Konfigurálja az automatikus válaszok beállításait

A Automatikus válaszok párbeszédpanelen az alábbiak szerint kell konfigurálnia.

1. A Automatikus válaszok mezőben kapcsolja be a kapcsolót.
2. Adja meg, hogy kinek szeretne automatikus válaszokat küldeni: akár mindenkinek or csak a szervezeten belüli személyek számára. Itt választok Válaszolj mindenkinek.
3. Írja be a válaszüzenetet a Válaszoljon mindenkinek ezzel szövegdoboz.
4. Kattintson a pipára a képernyő jobb felső sarkában a beállítások mentéséhez.
   
   Megjegyzések:

   • A Válaszoljon egy adott időtartamon belül mezőben kapcsolja be a kapcsolót, majd beállíthatja az automatikus válaszok elküldésének kezdő és befejező dátumát és időpontját.
   • A Használjon különböző válaszokat mezőben kapcsolja be a kapcsolót, majd különböző válaszüzeneteket adhat meg a szervezeten belüli vagy kívüli személyek számára.
   • Ha az Exchange-fiók helyett más típusú fiókot választ, a Használjon különböző válaszmezőket nem jelenik meg a Automatikus válaszok párbeszédablak.
   • Amikor visszatér az előző párbeszédpanelhez, láthatja, hogy a Automatikus válaszok funkció be van kapcsolva.
     

Eredmény

Most már engedélyezte az automatikus válaszokat az iOS vagy Android rendszeren futó Outlookban.

Röviden: a házon kívüli automatikus válaszok beállítása az Outlookban biztosítja, hogy az Önnel kapcsolatba lépő személyek tudják, hogy Ön távol van, így fenntartja a professzionális és hatékony kommunikációt. Függetlenül attól, hogy Windowson, Macen, weben vagy mobileszközökön használja az Outlookot, a funkció rugalmassága és mélysége nélkülözhetetlen. Reméljük, hogy ez az átfogó útmutató felvértezi azokat az ismereteket, amelyek segítségével zökkenőmentesen konfigurálhatja ezeket a válaszokat a különböző platformokon, zökkenőmentes élményt biztosítva Önnek és levelezőinek egyaránt. Azok számára, akik szeretnének mélyebbre ásni az Outlook képességeit, weboldalunk rengeteg oktatóanyagot kínál. Itt találhat további Outlook tippeket és trükköket.

Kapcsolódó cikkek